En resumen
El fraude de nómina con empleados fantasma es más común de lo que las organizaciones quieren admitir. Este caso muestra cómo funciona en una empresa mediana y qué controles lo habrían prevenido.
Por qué importa
El fraude de nómina es prevenible con controles de segregación de funciones básicos. El problema es que muchas organizaciones medianas no los implementan porque confían en la persona que gestiona la nómina.
El fraude de nómina con empleados fantasma —personas que aparecen en la nómina pero no trabajan en la empresa— es uno de los esquemas más documentados en la investigación de fraude corporativo. La ACFE estima que afecta aproximadamente al doce por ciento de las organizaciones que reportan fraude. Y sin embargo, muchas organizaciones no tienen controles específicos para detectarlo.
Este caso ocurrió en una empresa de servicios con ciento veinte empleados. La gerente de recursos humanos, a quien llamaré Patricia, tenía acceso completo al sistema de nómina: podía crear empleados, modificar salarios y procesar pagos.
El esquema
Patricia creó ocho empleados fantasma en el sistema de nómina. Todos tenían nombres reales, documentos válidos y cuentas bancarias que Patricia controlaba. Los ocho "empleados" tenían salarios modestos —entre ocho y doce mil pesos mensuales— para no generar alarma. Durante veintidós meses, Patricia recibió los salarios de los ocho empleados fantasma, un total de aproximadamente un millón ochocientos mil pesos.
El esquema se mantuvo porque Patricia era quien procesaba la nómina y quien respondía las preguntas sobre la nómina. Cuando el director financiero preguntaba sobre algún empleado que no reconocía, Patricia tenía siempre una explicación: empleado de reciente ingreso, empleado en otra sucursal, empleado en período de prueba.
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El fraude de nómina con empleados fantasma requiere que una sola persona tenga control completo sobre el proceso de nómina: creación de empleados, modificación de datos y procesamiento de pagos. Esa concentración de control es la vulnerabilidad que hay que cerrar.
Cómo se detectó
Una auditoría externa solicitó una lista de todos los empleados activos con sus datos de contacto y solicitó verificación de que todos los empleados en la lista eran personas reales que trabajaban en la empresa. Ocho empleados no pudieron ser verificados.
Controles para prevenir el fraude de nómina
- ▸Separa quien crea empleados en el sistema de quien procesa los pagos.
- ▸Realiza verificaciones periódicas de que todos los empleados en nómina son personas reales.
- ▸Requiere autorización de un segundo nivel para la creación de nuevos empleados.
- ▸Audita periódicamente los datos bancarios de los empleados — ¿hay cuentas que reciben múltiples salarios?
- ▸Compara la nómina con los registros de acceso físico — ¿hay empleados que nunca entran a las instalaciones?
Formación profesional
Diplomado en Criminología Corporativa
Lleva lo que lees a la práctica. Formación ejecutiva en protección de activos, investigaciones y gestión de riesgos.
José Luis Prieto Montes
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Básicamente hago lo mismo que Batman: protejo a la gente y los activos, investigo incidentes y me adelanto a las amenazas… solo que en seguridad corporativa.
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